Odlična obveščenost na različnih ravneh uprave
Evropski skladi so zasnovani tako, da rešujejo težave vzdolž širokih prioritetnih področij, pri določanju katerih vnaprej sodelujejo tudi države članice. Država torej vnaprej lahko do neke mere usmerja, kam bi želela vlagati v prihodnjih sedmih do desetih letih v okviru večletnega finančnega okvira. Seveda je tukaj ključno sodelovanje na različnih ravneh uprave, tako evropske, državne kot lokalne. Posvetovanja, izmenjava informacij, redni stiki tako med predstavniki politične oblasti kot uradniki na različnih vpletenih institucijah, so ne le zaželeni, temveč nujni. Obveščenost se krepi tudi prek specializiranih projektnih pisarn, ki lahko delujejo tako na ravni občin ali regij kot izven uprave in pomagajo pripravljati projekte. Ne gre zanemariti vloge regionalnih razvojnih agencij.
Dobra priprava projekta ob upoštevanju razpisnih pogojev
Kakor sama ideja še ne pomeni projekta, tako tudi projekt še ne pomeni pridobljenih sredstev. Ravno projektna prijava je tista, ki mora ustrezno predstavljati vse zgoraj navedene točke, od naslavljanja realnih potreb, skladnosti s prioritetami financiranja in izpolnjevanjem razpisnih pogojev. Za pripravo projekta na evropski ravni so potrebni znanje, izkušnje in določena mera kreativnosti. Poleg znanja projektnega managementa je treba dobro poznati prioritete evropskih skladov, načine dodeljevanja in ocenjevanja ter imeti dobre odnose z vsemi deležniki. Specializirane službe ali podjetja, ki pomagajo pripravljati projekte lokalnim skupnostim, predstavljajo določen strošek, ki pa se ob pridobljenih sredstvih večkratno povrne.
Učinkovita komunikacija med vsemi vpletenimi
Ob upoštevanju vsega zgoraj navedenega je treba izpostaviti tudi komunikacijo v najširšem smislu. Obveščenost in medsebojni stiki med različnimi deležniki na vseh nivojih, vključno z vertikalno linijo v obeh smereh, lahko bistveno izboljšajo uspešnost pri pridobivanju evropskih sredstev. Povzeto na kratko: ozaveščenost o realnih potrebah in zavedanje o možnostih, ki za njihovo naslavljanje obstajajo, lahko ob dobrem sodelovanju vseh vpletenih in ob učinkoviti, podkovani in ambiciozno zastavljeni pripravi projekta pritegneta več EU financiranja v regije.